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PEGA導入・開発事例(電子決裁書システム)
- AGC株式会社様 -

業務プロセス変革システム「PEGA」で決裁プロセスを電子化
脱ハンコ文化・ペーパーレス化により業務効率化を実現

導入事例

バックオフィス業務効率化ソリューション(PEGA)

・キーワード
電子決裁書システム / クラウド / ペーパーレス /
業務効率化 / PEGA

企業

AGC株式会社 様

AGC株式会社様

・事業内容
創業100年以上の歴史があり、世界トップクラスの高い技術力を強みに「ガラス」、「電子」、「化学品」、「セラミックス」などの分野で素材・ソリューションを提供。



背景・課題

紙とハンコを前提とした非効率な決裁プロセスの改善が必要だった

これまでの決裁プロセスは、起案者による紙の決裁書の作成、承認者・決裁者の回覧、承認の捺印という紙とハンコが前提となっていた。「働き方改革」として場所にとらわれない働き方にシフトする一方で、紙の決裁書には以下のような課題があった。

  • 決裁書の進捗状況が見える化されておらず、担当者が直接確認しに行く等、動き回る必要があった。
  • 起案者による訂正が必要となった際は、協議者・決裁者に対面またはメールで問い合わせをする必要があった。
  • 決裁者が不在の際は決裁や訂正が行えないため、手続きが滞ってしまい、決裁完了まで時間を要することがあった。
  • 差戻をした際の差戻理由の記録が、口頭やメールなど人によって異なっており、統一されていなかった。
  • 決裁済み書類の紛失リスク回避と保管スペースの確保が必要であった。
  • 過去の決裁書の検索にかかる時間が非効率であった。
  • 新型コロナウイルスにより出社が制限された状況が続いている中で、システム化の重要性が増した。

システム選定背景とコムチュアに依頼した理由

将来の海外展開を見据え、欧米でのトップシェアを誇るPEGAを採用
PEGAへの熱量が高く、
こちらのやりたいことに一緒に知恵を絞ってくれる真摯さを一番感じたコムチュアに依頼を決めた

紙での決裁業務は良くも悪くもフレキシブルな業務プロセスであるため、電子化するための要件定義が非常に大変であろうことと、電子化することで逆に意思決定のプロセスを不便にしてしまう可能性を危惧していた。そのため、システム導入後に利用者のフィードバックを素早く取り入れることのできるアジャイル開発が可能なことを製品の基準としていた。また、社内でのサーバ保守の負荷を下げたいという点もあり、SaaSにこだわった製品選定をしていた。
PEGAはスクラム開発(アジャイル開発の一つ)を推奨した開発フレームワークであることと、PegaCloud環境でサーバ運用されている点がマッチした。これらの理由に加えて、モバイル対応の高さや将来の海外展開を見据え、欧米でのトップシェアを誇るPEGAでの導入を決定した。

PEGAは国内では開発実績のあるベンダーが少なかったため、「実績」ではなく「人」で依頼先を判断しようと考えていた。One Teamで一緒にプロジェクトをやりたくなるメンバーかどうか。その中で、PMの受け答えが明快で印象的であり、要望に対して真摯に検討し納得の提案をしてくれたコムチュアに依頼した。また、PEGAへの熱意も強く“プロジェクトを通じてAGCと共に成長していけるベンダー”という点も決め手の一つであった。

導入のポイント
導入のポイント

電子決裁書システム(PEGA)の導入で、起案から決裁までのプロセスを刷新

起案から決裁まで一元管理

起案から決裁まで一元管理

紙とハンコを廃止し、PEGA上ですべてのプロセスを一括管理。決裁書の進捗状況や担当者が可視化されるため、現状把握が容易に。ブラウザから閲覧・決裁可能なため、在宅勤務にも対応。

スマホ・タブレット対応

スマホ・タブレット対応

スマホやタブレットからの閲覧・決裁が可能。担当者の出張などに左右されにくく、手続きの滞りが減少。

多言語にも対応

多言語対応

英語や中国語など多くの言語に対応可能。将来的な海外拠点への展開も容易。

メールの自動通知

メールの自動通知

決裁書の申請・承認・差戻しの際には、担当者にメールで自動通知。手作業による書類の連携が不要になり、作業効率が向上。

決裁書の保管場所とセキュリティ問題の解決

システム導入前

  • 決裁書類の保管場所の問題
  • 悪意のある人による閲覧リスク

システム導入後

  • 決裁済の決裁書はPDFでサーバ上に保管
  • 閲覧権限制御により悪意のあるアクセスの防止

システム導入および、導入後の改善対応サイクルの高速化

  • PEGAの標準機能を生かしたローコード開発により開発のスピードアップを実現
  • PEGAが推奨するスクラム開発により、新型コロナウイルスによる在宅ワーク状況下でも月に2回の機能・改善要望のリリースを実現

システム概要・機能紹介

決裁書の作成から決裁完了、関係者への完了通知までのプロセスを電子化

起案から決裁、作成後の管理まで、全てをPEGA上で行うことが可能

決裁完了後のPDF作成機能

決裁完了時に自動でPDFを作成。PDFには承認時のコメントや、担当者間のコメントも記録される。

決裁書のテンプレート作成機能

汎用的な箇所のみを入力したテンプレートを作成することが可能。テンプレートをもとに決裁書を作成することで、申請時に必要項目を入力する時間の短縮と入力時の誤りを削減。


導入後の効果

決裁にかかる時間が短縮された上、これまでの紙感覚での運用が可能

  • 利用者の約9割が決裁完了までにかかる時間が圧倒的に早くなったと回答
    (これまで約2日間かかっていた決裁が36分で完了したという事例も)
  • 決裁申請前にシステム上で作成した決裁内容を上司への説明に用いるなど、紙感覚で扱うことができる点が良いという声も

お客様の声

「導入前の説明会では、社内から電子決裁書システムの導入効果を疑う声や、うまく行くわけがないという率直すぎる意見などもありました。しかし、アジャイル開発により早期にモックで動く画面を見せられたことで、説得力が増し、利用者の反応も一転し、具体的なフィードバックを返してくれるようになりました。今後は決裁書のみならず、まだ電子化されていない軽微な承認ワークフローについてもPEGAへ順次移行していきます。開発したアプリケーションを簡単に派生させられるのもPEGAの強みです。また、PEGAの様々なシステムと相互連携出来る特徴を生かして、他業務システムのUIをPEGAに取り込んでいくことや、電子署名との連携も検討していきたいと考えています。」

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