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LINE@連携・チャットボット 導入事例
- 株式会社日本保育サービス様 -
採用応募者とのコミュニケーション（LINE@）を
クラウドで一元化して、業務効率化・採用力強化を支援
チャットボット導入サービス
チャットボット連携・活用サービス
・キーワード
採用管理 / チャットボット / LINE@連携 /
予実管理 / クラウド / kintone / 人事の業務効率化
株式会社日本保育サービス様
・業務内容
保育園をはじめ、学童クラブ、児童館といった子育て支援施設を全国で276施設（2018年4月1日現在）を運営している。国や自治体に先駆けて保育士の処遇改善に取り組むなど、業界のパイオニアとして歩み続けている。
左から、株式会社日本保育サービス 人事総務部 採用課
青木様、課長 上島様、イメージキャラクターのアスくんを添えて
背景・課題
応募者とのコミュニケーションツールとしてLINE@を利用開始、一方で課題が
日本保育サービス様の採用課では、採用活動で電話・メールをはじめとした様々なコミュニケーションツールを利用していた。その中で、新たなコミュニケーションツールとして、応募者の利用率が高いと考えられるLINEの企業向けサービス「LINE@」の利用を開始した。LINE@でのコミュニケーションは、誰でも気軽に利用できる一方で、課題が見えてきた。
応募者とのコミュニケーション履歴を管理できない
応募者と採用担当者のコミュニケーション（トーク）は、１対１となり担当者に属人化され、採用課チーム全体で対応履歴や経緯を共有することができない。担当者不在時に応募者のフォーロー状況がわからず適切な対応ができなかったり、業務時間外の問合せ対応が発生するなど、機会損失による採用率の低下が課題となっていた。また、セミナーや説明会、面接を実施する際にも応募者一人ひとりに、LINE上で案内する必要があり、応募者が増えるにつれて業務負荷も大きくなっていた。
LINE@利用開始後の課題
- 応募者と担当者のやり取りが１対１となり、トーク履歴を管理できない。
- 企業セミナーや説明会の定例イベントの案内を１件ごとに通知する必要がある。
- 採用課でトーク履歴を共有していないので、データを活用できていない。
- 担当者同士でやり取りを確認できないため、問題を早期発見できない。
- トークが属人化されており、採用担当者が変わった場合にトークの引き継ぎができない。
- 担当者不在だと応募者からの問合せを即時に対応できない。
毎日行っている採用活動の予実管理にも課題が
日本保育サービス様では、サイボウズ社が提供するクラウドサービス「kintone」を利用して、採用に関する様々な業務アプリを作成していた。例えば、応募者の選考状況を管理するアプリを作成していたが、保育士をはじめ、看護師、栄養士、学童スタッフ、本部職員など、多数の職種を同時募集しており、その職種ごとに選考管理アプリが存在していた。
「採用決定数や選考進捗は毎日の朝礼時に各担当者から報告をするのですが、数字の取りまとめにかなりの時間を費やしてました。」という言葉の通り、各選考管理アプリの実績値を毎日集計して、手作業でExcelにレポートとしてまとめることは、担当者にとって大きな手間となっていた。現場の声として、「集計するのに時間を費やすのではなく、採用するための施策・実行に時間を費やしたい」、「毎日の実績値だけでなく目標値・前年実績との比較も自動でできるようにしたい」という要望が多くあがっていた。
「メディア等でも伝えられている通り、保育士採用においては空前の売り手市場です。複数の保育園からオファーを受けている応募者といち早く接触し、選考の歩留まりを向上させることが課題になっています。主となる連絡手段のLINEを使ってより密にスピーディーな対応を取るべく、いくつかLINEで連絡ができるツールを検討しました。しかし、現状のkintoneと両使いになることで煩雑さが増すため、kintoneの中で応募者データとLINE@のトーク履歴を一緒に管理ができないかと悩んでいました。」
導入のポイント
kintone×LINE＠連携（チャットボット）でデータを一元化
- LINE＠のチャットボット機能（※）を利用してkintoneと連携することで、応募者と担当者のトーク履歴をkintoneに蓄積
※LINEのMessagingAPIを用いて、人工知能を活用した自動応答機能：「チャットボット」機能を実現 - 応募者からの返信内容をkintoneの通知機能を利用して共有し、複数の担当者でアプローチ可能に
- kintoneから応募者へのLINEメッセージ送信を可能にして、業務ごとのシステム切り替えを不要に
- 全応募者へのLINE一括配信や条件を指定した特定の応募者に対するLINE配信を可能に
- チャットボットの自動応答フローをkintoneに実現し、問合せフローや文言修正をkintoneから設定可能に
予実管理の自動化・効率化
- 日次バッチで各職種の採用状況を自動集計する予実管理アプリをkintone上に実現
- 汎用的なバッチにすることで、集計項目や集計元のアプリに変更が発生した場合でも設定変更のみで対応可能
採用管理システムを一元化
- 応募者管理・LINE@（チャットボット）・予実管理など、採用管理システムを一元化
画面紹介
※画面イメージはサンプルとなっています。
導入後の効果
先行リリースした予実管理では既に業務効率化を実現、今後はさらなる効果を期待
「kintoneに蓄積したデータを用いて、応募者の希望に合った働き方を提供していきたい」
予実管理の自動化で
業務効率化
2018年9月現在、予実管理アプリが先行リリースされている。リリースして間もないにもかかわらず、導入後の効果として、採用課チーム全体で月間約30時間もの削減ができている。今後、アプリの拡張でさらなる時間削減も期待されている。
「今までは月次で振り返りを行っていたが、予実管理アプリを使って週次で分析を行っていきたいです。また詳細数値の分析と迅速なPDCAが可能になると期待しています。」と、採用力強化のために予実管理アプリの活用がこれから始まっていく。
LINE@連携による
機会損失防止
kintone×LINE@連携は、運用開始前であり現時点で効果測定はできないが、運用後は電話で行っていた応募者への希望条件の確認や、問合せ対応もチャットボットで24時間の自動応答が可能になり、機会損失防止や作業工数削減ができると考えられている。また、業務負荷が高くフォローが疎かになっていた応募者へのフォローも採用課チーム全体で協力して行う予定だ。
データ活用で
採用力強化
kintone×LINE@連携後は、応募者と担当者とのトーク履歴がすべてkintone上で管理されるため、データの有効活用が期待されている。
例えば、採用率の高い担当者のトーク内容を参考にすることで採用課チーム全体の採用率を上げることが期待でき、トーク履歴から応募者の性格分析や採用決定までの傾向分析も可能となる。蓄積されたデータを分析し、チームで共有することで新しい採用施策も生まれてくる。
「弊社には夜間専門勤務の『スターライト先生』や朝専門勤務の『サンライズ先生』など、短時間で効率的に仕事ができる勤務形態があります。働き方改革が叫ばれる中、kintoneで蓄積した応募者データを用いて、応募者の希望に合った働き方をLINEで提供していきたいと思っています。」と、具体的なデータ活用が検討されている。
データを蓄積して、どう活かすかが今後の鍵に
本サービスの次のステップとして、AI・ロボット連携も視野として考えている。応募者と担当者のトーク傾向を分析して、応答内容の自動化を拡大していくなど、さらなる活用が期待されている。
お客様の声
コムチュアは様々な要望にも
プロとして具体的な解決策を出してくれる
「コムチュアの開発担当の方は、情報収集について高い感度をお持ちで、新しい取り組みに対して前向きに一緒にやり方を検討していただけた点がとてもありがたかったです。こちらの妄想チックな要望にも具体的な解決策を出してくださり、プロだと感じました。
また、kintone内で連絡を共有していたのですが、回答が迅速でその日中に対応いただけたこともパートナーとして心強かったです。」
「kintoneの応募者データとLINE@のトーク履歴を一緒に管理できないかと悩んでいた」