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Notesアプリ移行サービス(SharePoint)導入事例 - 総合商社様

NotesアプリをSharePointへスムーズに移行
移行計画提案からデータ移行までの全プロセスをサポート

導入事例

Notesアプリ移行サービス(SharePoint)

・キーワード
Notes移行 / NotesアプリからSharePointへの移行 /
Notesの調査・分析 / データ移行ツール利用 /
コミュニケーションインフラの再整備 /
ドキュメント管理 / 掲示板

企業

総合商社様


背景・課題

NotesからSharePointへの移行ノウハウがなく、どのように移行すべきかわからなかった

総合商社様では、ドキュメント管理・掲示板などのコミュニケーションインフラとして、IBM社が提供するグループウェア「IBM Notes(以下 Notes)」を長期にわたって利用していた。しかし、システムの老朽化やメンテナンス作業負荷の増大により、Notesから新たなコミュニケーションインフラへの移行が全社方針として決定され、Notesの標準機能で作成されたアプリは、Microsoft社が提供する「SharePoint」に移行することとなった。

しかし、SharePointへの移行プロジェクトを推進していく上で、以下のような課題があった。

  • NotesからSharePoinへの移行ノウハウがなく、どのようなプロセスで移行したらよいかわからなかった。
  • Notesアプリを作成した各部署に管理者権限が委任されており、Notesの全体像を把握するために管理者への個別ヒアリングが必要であった。
  • Notesアプリの数が膨大で、どのようなプロセスで移行すべきなのかわからなかった。
  • Notesアプリに格納されたデータ量も多く、手動でのデータ移行が困難だった。
  • 様々なデータ移行ツールがあるが、どこまでデータ移行が可能なのかを判断できずツールの選定ができなかった。
  • 移行ツールのみでの移行作業では、Notesアプリの一部機能(カテゴリ表示・非表示フィールド)がSharePointでは再現できなかった。

導入のポイント
導入のポイント

NotesとSharePoint双方のプロであるコムチュアが最適な移行計画を提案

  • 20年以上のNotesソリューションの提供実績とSharePointをはじめとしたMicrosoft製品のソリューションの提供実績をもつコムチュアが豊富なノウハウを活かしたスムーズな移行を実現
  • Notesアプリの解析(設計・利用頻度)や管理者へ個別ヒアリングすることで、Notesアプリの全体像や潜在的な課題を把握
  • Notesアプリの断捨離(不要なアプリ・機能を発見したり、類似機能を統合することで、移行対象を縮小)を実施
  • NotesアプリとSharePointとの機能比較を行い移行可否を判定。移行対象のNotesアプリは、可能な限りSharePointで操作性を再現
  • 移行ツールの調査を行い、各ツールを利用した場合の再現性・コストなどを事前に確認して、最適な移行ツールを選定

移行プロセス概要

移行計画提案からデータ移行までの全プロセスをサポート

Notes・SharePointのプロによる移行計画提案

移行ツールで正確なデータ移行を実現

移行困難なNotes独特のデータ移行にも対応

コムチュアの高いNotes技術力で移行ツールの標準機能では移行困難なデータをSharePoint用に変換するツールを独自開発して正確な移行を実現。

移行困難だったデータ例:

  • Notesの多段階カテゴリをSharePoint制限となっている2カテゴリ表示に変更
  • 他のNotesアプリの値を参照して表示している文書をSharePointでも表示

標準では移行できないNotes独特のデータにも対応


導入後の効果

単なるシステム移行だけでなく、移行後も考慮したスムーズな移行を実現

Notesアプリの断捨離によるコスト削減を実現

Notesアプリの断捨離による
コスト削減を実現

Notesアプリ管理者に個別ヒアリングして、Notesの全体像把握と断捨離を実施したことで、移行作業工数と移行後の運用工数を縮小でき、コストの削減を実現した。

移行後のスムーズなユーザー展開を実現

移行後のスムーズな
ユーザー展開を実現

Notesアプリの操作性をSharePointで再現したり、事前に移行後のイメージをユーザーに共有することで、ユーザーへのサポート工数を縮小したスムーズな移行を実現できた。

モバイル対応など移行後の利便性向上を支援

モバイル対応など
移行後の利便性向上を支援

単なるNotesからSharePointへの移行ではなく、アプリのモバイル対応などの新たな付加価値を提供し、ユーザーの利便性や生産性の向上を支援した。

詳しくはお気軽にお問い合わせください!

お電話でのお問い合わせ03-5745-9702

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