文書自動データ化・活用ソリューション(AI-OCR×Excel VBA)

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文書自動データ化・活用ソリューション(AI-OCR×Excel VBA)

紙やPDF文書を活用可能なデータに変換
確認・検索の効率化と情報活用を同時に実現

多くの企業や団体では、紙やPDF形式で受領・保管された文書から必要な情報を抽出し、業務に活用する場面が日常的に発生します。しかし、検索性が確保されていない文書では必要な情報を探すために目視確認が必要となり、確認漏れや対応工数の増加につながります。加えて、社内システムやデータベースに取り込めず、情報資産として活用しきれていないという課題もあります。

文書自動データ化・活用ソリューションは、AI-OCR「SmartRead」とExcel（VBA）を組み合わせ、紙やPDF文書の解析からデータ補正、Excelブック出力までをほぼ全自動で実現します。出力されたExcelは文字列検索が可能となるだけでなく、構造化されたデータとして蓄積し、他システム連携・分析にも活用できます。また、Microsoft Office環境を活用できるため、専用RPA製品を導入せずに、ライセンスコストを抑えながら文書のデータ活用基盤を構築できます。

確認業務の効率化と見落としリスクの抑制に加え、文書を業務で使える情報資産へと変え、継続的な利活用を後押しします。

このような課題を抱えていませんか？

PDF内で文字列検索ができず、情報を探すのに毎回30分以上かかる
過去の文書を後から検索・参照できない
契約書などの確認を目視で行っており、見落とし・確認漏れが発生している

文書チェック業務に割いている人件費を削減したい
紙やPDFの情報をデータ化する手段がない
AI-OCRやRPAの導入を検討しているが、何から着手すればよいか分からない

活用事例

金融機関での管理対象者リストとの照合業務自動化による後続対応の迅速化
商社・卸売業での取引先情報のモニタリングによる取引管理の精度向上

紙・PDF文書のAI-OCR読み取りによる基幹システム入力業務の自動化
一般企業での紙・PDF文書のデータ化による社内情報資産の検索性向上

３つの特長

OCR認識精度は99%以上

SmartReadが備えている高い読み取り精度をベースとし、対象文書特有の項目認識については内部マスタデータにて補完したことで、出力結果の正常文字認識率を確保しています。汎用OCRでは難しい固有項目も高精度で読み取り、修正工数を抑えた運用を実現します。

文書格納だけで読み取りが完結

対象の文書を所定フォルダに格納すれば、あとは自動で文書種別ごとにシート分けされたExcelが出力されます。読み取り中は他業務に時間を充てられ、出力後は整理済みのデータから必要箇所のみを確認すれば完了です。Excel化されているため文字列検索で対象情報にすぐ到達でき、目視確認で発生していた工数と見落としリスクの双方を解消します。

データ連携・活用まで支援可能

データ化処理PCで読み取った結果はExcelとして保存されるため、原本の保管期間に縛られることなく自社内で恒久的に保持できます。プリザンター、kintone、Salesforceなどの業務プラットフォームや各種業務システムとの連携を含め、お客様の業務に合わせた最適なソリューションを提案可能です。

AI-OCRとExcel VBAで実現する文書自動データ化サービス

システム概要

AI-OCRとExcel VBAで実現する文書自動データ化サービス

機能説明

①対象文書をファイルサーバー内のフォルダに格納
②データ化処理PCを起動、ファイルサーバー内フォルダから対象文書ファイルを取得
③データ化処理PCがAPIによりSmartReadに文書ファイルを連携し、OCR文字読み取りを実行
④データ化処理PCがAPIによりSmartReadから認識結果データを受信
⑤データ化処理PCが読み取り結果データを文書種別抽出情報に合わせ加工、Excelとして作成

機能紹介

※画面はサンプル用となっています、詳しくはお問い合わせください。

Excel形式でそのまま業務に活用可能

読み取り結果はExcelブックとして出力され、文書種別ごとにシートが自動で分けられます。各シート内ではレコード単位で1行に整理され、文書内に含まれる項目ごとに列が分割されているため、必要な情報を一覧で把握できます。Excel化されることで文字列検索も可能となり、対象情報への到達が容易になります。さらに、AI-OCRが算出する読み取り精度値を参照し、誤読の可能性があるセルを自動で赤く塗りつぶしてアラート表示します。
担当者は確認すべきポイントが視覚的に明示されるため、修正作業を重点的かつ効率的に進められ、目視確認に頼っていた従来業務と比べて確認工数と見落としリスクを大きく低減できます。

読み取り定義マスタはユーザー自身で更新可能

読み取り対象となる文書種別と、その文書内に含まれる項目（管理番号・所在地・対象者など）を定義した「項目一覧シート」が組み込まれています。本シートを参照することで、対象文書から該当する文書種別を自動判別し、項目単位で正確に切り分けてExcelへ出力します。
「項目一覧シート」はお客様自身で修正・追加が可能です。業務で扱う文書のフォーマットや種別は、運用の中で変化していきますが、その都度弊社へ追加開発を依頼する必要はありません。お客様側でシートを更新するだけで、新しい文書種別や項目構成への対応が即座に可能となります。
ベンダー依存から脱却し、お客様自身で運用を継続・拡張できる柔軟な設計により、長期にわたり安心してご利用いただけます。