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財務部向け為替予約kintoneワークフローシステム導入事例
- 丸紅フォレストリンクス株式会社様 -
kintone導入で業務時間を1/3に削減！
財務部の為替予約業務をkintoneで効率化
・キーワード
kintone導入 / 業務改善 / Excel脱却 / ワークフロー / 専門商社 /
丸紅フォレストリンクス株式会社様
・業務内容
主力のコピー用紙をはじめ、段ボール原紙、包装用紙など紙の仕入販売を中心に、丸紅グループが持つ森林由来事業のバリューチェーンを活かした営業活動を行っている。
財務部ご担当の皆様
※本ページの掲載内容は導入当時の情報となります
課題・背景
為替予約に関する各種データの二重入力や個別入力による転記ミスで、
工数がかかってしまい非効率的だった
丸紅フォレストリンクス株式会社様の財務部では、資金繰りや資金調達、為替予約業務を行っている。Box Relay（ワークフロー管理）とExcelを組み合わせた為替予約業務の運用を行っていたが、以下のような複数の課題が顕在化していた。
・各種データのExcelによる二重入力や個別入力によって、転記ミスが発生しやすく、業務品質に影響
・ワークフローの進捗状況がExcelとBox間で分断され、対応状況が見えづらく、承認プロセスに遅延が発生
・為替レートの不一致時に換算振替額との紐づけが手作業となり、ミスや確認工数が増大
このような課題を背景に、業務を一元管理・可視化できる仕組みが求められるようになり、kintoneの導入検討が本格化した。
財務部ご担当の皆様
kintoneの選定および当社にお声がけいただいた理由
「Excelからの脱却とワークフローシステムの移行を考えるうえで、丸紅本体で導入実績があるkintoneの評判を聞き導入に至りました。先行事例もあり、とても良いベンダーさんがいると紹介してもらいました。
タイトなスケジュールで進める必要があったため、スピード感のあるコムチュアさまにお願いすることとしました。」（財務部ご担当者様）
導入のポイント
ユーザーにとってわかりやすく使いやすい操作性をkintoneで実現
業務に合わせた拡張開発を一部施し、業務効率向上を促進
- 既存で運用していたExcelファイルを基にkintoneアプリを構築、データ移行まで含めて対応することでスムーズな業務移管を実現
- kintoneへのデータ入力時のミスを防止するため、入力補助の機能を実装（条件必須／入力チェック、銀行休商日チェック）
- 申請、承認のワークフローを改めて見直し、システム化することで承認状況の可視化や作業者向けの通知による作業漏れを実現
- ワークフローにおける一括申請、一括承認機能を実装し、作業負荷の緩和
機能紹介
ワークフロー
外国為替取引申請アプリにて、営業部の申請者が為替データを入力後、営業部課長へ承認申請を行う。承認申請の通知を受けた営業部課長が申請を承認し、次に通知を受けた営業部部長が承認を行う。
その後、通知を受けた財務部担当者が最終承認を実施する。
自動連携
財務部の承認が完了した申請データは、為替予約台帳アプリに自動連携され、自動連携と同時に採番処理も実行する。
採番はレコードごとに独自ルールで行っている。
ステータスの確認
現状のステータス、担当者を可視化している。また、レコードの変更履歴から、承認時間や承認者を確認可能としている。一覧画面上でレコードごとのステータスが確認可能で、ステータスごとの絞り込み表示も可能。
一括申請・承認
標準機能のワークフローのアクションとは別に、一括申請、承認機能を実装している。
各ワークフローに対応する機能を実装し、申請者、課長、部長それぞれに自動で適切なボタンを表示する。
一括申請、承認機能により申請、承認業務の時間短縮を可能とした。
導入後の効果
業務時間を1/3削減
Box RelayとExcelで運用していた際は、為替予約業務に60分以上の時間を要していた。kintoneに移行し、営業部内での承認情報と財務部向けの申請情報の自動連携機能や一括申請、一括承認機能を導入することにより、業務が20分程度まで短縮された。各種データの二重入力も改善され、大幅な効率化が可能となった。
スムーズなデータアクセス
Excel利用においては、ファイルのサイズ増大に伴い接続や更新に時間がかかることがあり、利便性が低下していた。Excelで行っていた業務をkintoneに移行したことで、該当の為替予約データへのアクセスがスムーズになり、安定して作業ができるようになった。
全営業部への横展開
今回のシステム導入にあたり、丸紅フォレストリンクス様の社内展開を見据え、営業部への円滑な移行に向けた基盤整備が完了した。現在は財務部を中心に一部の営業部で利用を開始しており、運用の安定化と利用定着に向けた取り組みを実施している。対象となる営業部が増えた際にも、設定やメンテナンスの負荷を最小限に抑えられるようシステム構成をとっており、展開規模が拡大しても安定した運用が可能な設計となっている。
今後の展望としては、営業部内での業務アプリ化や他システムとの連携も含めて、kintone内で業務が完結する仕組みの整備を行い、部門横断の情報共有や業務効率化の推進、並びに全社的な業務基盤の高度化と持続的な改善につなげていく。
お客様の声
「タイトなスケジュールの中で、こちらの要望を丁寧に拾っていただき、完成度の高いアプリを構築していただきまして本当にありがとうございました。
毎週ミーティングをさせていただいたので細かな修正点についてもすぐご対応いただきました。また、kintone初心者にも分かるようにご説明いただき、わかりやすく進めていただいたので安心してお任せすることができました。
将来的には他のシステムと連携させてkintone内で業務が完結し、業務の更なる効率化を目指しています。今後ともよろしくお願いいたします。」（財務部ご担当者様）
