Englishkintoneによる事務処理効率の改善事例
- ジクシス株式会社様 -
複数のExcelやメールにより煩雑になった事務処理をkintoneに統合
業務効率を飛躍的に改善！
・キーワード
kintone / Excel移行 / krewData（拡張プラグイン機能）
ジクシス株式会社様
・事業内容
LPガス（液化石油ガス）の製造、貯蔵、輸送、売買及び輸出入等
背景・課題
海外部門の入出金依頼業務で、Excel・メール運用による業務負荷とリスクの顕在化
海外部門の入出金依頼業務では、複数部門間でExcelとメールを使用して情報を管理していた。非効率な事務処理により業務負荷が高くなっており、業務全体に影響を及ぼしていた。
具体的な課題として、主管部門である業務管理部の担当者様より以下のような点をあげていただいた。
- 複数のExcelに対する二重入力の手間と入力ミスのリスク
- Excelの破損などによるデータ紛失やリカバリ作業の発生
- メールによる入力連絡や作業依頼の工数増加
- 関係者全員に共有するため、メールの件数が膨大となり、重要なメールの見落しによる送金依頼漏れなどのリスク
- ステータスの確認をメールで行うなど情報が一元化されていないことによる負担
- 複数のExcelを統合しデータベース化することで、二重入力の手間と入力ミスのリスクを低減
- システム化によるデータの破損リスクの回避
- ワークフローの導入により、メール作成時間および送信件数の削減
- 業務情報の一元管理により、自身で担当状況を把握可能にすることで、問い合わせを削減
kintoneを選定した理由
kintoneを選定した理由をIT戦略部ご担当者様にお伺いしたところ、以下の点をあげていただいた。
- 業務アプリのローコード・ノーコードツールで最も著名であり、導入事例も多いツールであること
- 取扱可能なITベンダーが多いこと
- プラグインや連携可能サービスの豊富さなど、活用できる範囲が広いこと
当社にお声がけいただいた理由
本案件は提案段階では複数社競合となっていたが、最終的に当社を選定いただいた理由として以下をあげていただいた。
- kintoneについての実績が豊富
- kintone認定資格取得者数が他社に比べて多い
- 導入後の支援プラン（お気軽ホットライン）が低額から利用できるため、保守費用の予算とマッチした
導入のポイント
ユーザーにとってわかりやすく使いやすい操作性をkintoneで実現
業務に合わせた細やかなカスタマイズを施し、業務効率向上を促進
- 複雑な承認フローや例外処理についても、標準機能のプロセス管理を活用し、最小限のカスタマイズで柔軟に対応。ワークフローをkintone上に完結させることで、画面遷移やデータ管理の観点でユーザーの操作性を意識。
- 社外への支払業務において、ユーザーの入力漏れや手戻りを最小限に抑えるため、ステータスや担当部署に応じて入力項目を制御する仕組みを実装。
- 海外取引業務を考慮し、外貨対応のための為替レートを反映した計算ロジックを組み込んだカスタマイズを実装。
- 基幹側のデータ構造に沿って確認しやすい形で集計・出力できる機能を実装。ユーザーのデータ管理業務を容易に。
導入後の効果
重複入力の排除による
作業効率化の実現
複数部門で分散していたExcelを統合したことで、二重入力による手間やミスが大幅に減少し、業務効率が向上。
数百件にのぼる属人的な
メール対応業務を軽減
メールでのExcelのやり取りが原因で、月数百件の対応においてメール容量の制約や属人化による対応漏れ、未送金リスクが発生していたが、これらの課題を解消。
データ管理を一元化し
アクセスの利便性を向上
情報を一元管理したことで、入出金予定の確認がスピーディーになり、必要なデータへの素早いアクセスが可能に。
お客様の声
「システム導入の経験がないメンバーが多かったのですが、導入チーム（利用部署）の尽力によりテストやマニュアル整備もよくできていたので、運用スタートに大きな混乱もなく導入することができたと考えています。」（IT戦略部）
「コムチュア様とは初めてのプロジェクトでしたが、不安を感じることなく、スムーズな進行ができたと感じております。導入後もコムチュア様にエスカレーションが必要な大きな問題はなく、安定して稼働が続いております。」（IT戦略部）
またkintoneの活用を通じて、業務への姿勢や意識にも変化が生まれているという。
「Excelを使っている他の業務も、kintoneで対応できるのではないかという具体的なイメージを持てるようになったことも、大きな効果と考えています。」（業務管理部/輸入・トレード部）
「現在、本機能と同様にExcelで管理していた業務を、kintoneで実装する開発に着手しております。
簡単なものは、社内でアプリを作成することも検討しております。」（IT戦略部）
