株式会社　極洋

プロフィール

お客様のニーズ

現状のやり方は、あまりにももったいない。

部署ごとに独自のフォームで日報を書いていました。書いた日報は紙にプリントして上司へ提出するだけで、部署内ですら共有できていなかったのが現状です。また、口頭や電話だけのやりとりも多く、関係者だけで問題が止まってしまっていることもしばしばありました。これでは会社として、組織として、あまりにももったいない。実際には様々な仕事をしているのに、情報が共有できていないということだけで無駄が生じ、さらに可視化されない機会損失が発生していると考えていました。今回は、これを無理なく無駄なく解決するために何から手をつけていけば良いのか、また、どのようなシステムをどのように導入していけば良いのかを考えていくことから始めました。

顧客を機軸にして、市場、顧客、行動の「見える化」を推進。

当たり前のことですが、すべての企業活動は顧客を起点に行われています。この顧客を軸にして、市場の状況・顧客の状況・活動の状況を「見える化」することを考え目標に置きました。具体的には、まず顧客情報と商談情報からスタートしました。顧客情報はすべての中心として、基本情報に加えて顧客の「見える化」を深掘るための項目を追加しました。商談情報は、日々の市場や顧客のニーズの状況が見えるような項目を設定しました。スタートして２年が経過し、現在は競合情報・クレーム情報・品質保証関係の書類情報・商品開発情報など徐々にシステムを拡張しています。将来的には、顧客情報を軸にしてすべてのデータを連携させ「市場の見える化」「顧客の見える化」「活動の見える化」を完成させたいと思っています。

ソリューション

欲張らず確実に、しかもスピードを落とさない。

大きな目標ほど、まず小さな目標に分割し、期限を決めてひとつずつ実現していく。ごく当たり前の考え方ですが、これを実践してきました。別の言い方をすれば「欲張らずに確実に、しかもスピードは落とさない」。とにかくフィージビリティー（実現可能性）を念頭に置き、無理な導入や運用はしないように心掛けました。実際には、まず顧客情報と商談情報を特定の事業部でパイロット的にスタートし、現在では商品開発部・塩釜研究所・物流部などの部門が参加し、また扱う情報の範囲も増えてきています。この方法が結果として全体の導入スピードを速めることにつながっています。

システム選定のポイントについて（CRM/SFAの選定理由）

着実に推進するという観点から、とにかく簡単で入力がしやすいことを重点ポイントとしてシステムを選定しました。既に社内にはLotus Notesの環境があり、Notesの操作には慣れていることから、Notes上で動作するCRM/SFAの選定になりました。また、Notesであればデータベースを増やすことも、他のデータベースと連動させることも容易なため、「小さくはじめて大きく育てていく」手法には最適でした。本提案は、まさにそれを取り入れたものでした。

導入効果

日報を記入することによるメリット、意識付けができてきた段階。

導入部署での情報共有はほぼ完成しました。エリアごとに「売れる・売れない」商品の共有はもちろんのこと、去年の同時期にどのような活動をして「成功したのか・失敗したのか」それを踏まえた営業活動もできるようになりました。これは１年以上使用して情報が蓄積された効果であると思っています。また、滞留している案件についても担当者に催促することや、最終結論を促すことも簡単にできるようになりました。いつのまにか社内から消えてしまっていたような日々のアイデアや小さな作業も、顛末までしっかり管理できるようになりました。マネジメントする側の上長は、コメントを出すことに慣れてきており、営業に役立つ情報を的確に、リアルタイムで指示・指導しています。

「特需」に対して先回りした動きが取れる

日々報告されてくる営業日報で、現場の最前線の「特需」の状況が見えるようになりました。この情報を見て、本部は先回りして在庫を確保したりと本部と現場がリアルタイムで動けるようになり機会損失を防ぐことができるようになりました。また、どこかの地区で成功した事例を全国の担当者に配信するなど、各本部と現場が密接にタイミングの良い動きが取れるようになりました。

活用の秘訣

導入して２年。今なお、推進者による月１回のミーティングを継続中。

導入して２年が経過していますが、現在もなお、推進チームで月１回程度ミーティングを実施しています。ミーティングでは、現在のシステムの問題点、思ったような成果が出ていない部分の原因分析、新しいアイデアなどの、取りまとめを行っています。このような情報系システムを最大限に活用し効果を出すためには、今後何をしていくべきか、明確な正解がないので、課題を明確にしてその課題を解決するための活動を継続して行っています。

ポイント制で情報入力を推進

営業日報１件の報告につき１ポイントを付与するなど、情報提供に対してポイント制を導入しています。ポイントに応じた評価制度を導入し、会社をあげて実効性を担保しています。また、このポイントの比率を調整することで、報告されにくい他社情報などの入力の促進を行っています。

将来の展望

システムの利便性をさらに向上させる。

参加する事業部や関係部署が増えてきたことや、情報量が多くなりすぎたことで、一部見づらくなってしまっている課題も出てきました。また、出張先や自宅でもリアルタイムで見えるようにしたいとモバイルへの要望もあがってきています。「必要な人が、必要な情報を、いつでも、どこからでも、簡単にアクセスできるように」システム自体の利便性を向上させていくことを考えています。

情報の中身をさらに深くする。

情報の中身については、これまで顧客情報や商談情報等の定性情報を中心に進めてきたので、今後は営業道具箱などナレッジマネジメントの充実と、見積書データベースなど金額・数値情報の充実を計画しています。数値情報を追加することで、定性情報と定量情報の一元化が可能になり、数字にもとづく活動に昇華させていくとともに、最終的には情報系システムと基幹系システムの連携も実現したいと考えています。

掲載月：2006年6月